事務局
あなたの会社はどんなツールでテレワーク・リモートワークを行っていますか？
ZESDAはより効率的・クリエイティブな環境を実現するべくChatWorkを導入することにしました。
ChatWork導入前の状態
ZESDAは、現在５０名程度メンバーがいますが、全員がボランティアとして参加しています。昼間はそれぞれ別の仕事をしているので、主に夜や土日にZESDAの活動を行っています。
毎回、仕事終わりに集まって打ち合わせするのは大変なので、メールやFacebookで様々な内容を決定していました。
ChatWorkを導入する前には、Facebookグループ、チャットとメーリスを利用していました。Facebookグループ・チャットで連絡し全員に連絡したい時はメーリスに流すといった運用ですね。
ZESDAの場合は元々Facebookグループを使っていて後からチャットも使い始めたこともあって、グループとチャット、メーリスの３つに情報が分散して、過去ログを探しづらい＆後から入ったメンバーが理解しづらい状態ができてしました。
そこでコミュニケーションツールを統一しましょうという話になりました。
様々なツールの中からChatWorkに決めた理由
Lineやサイボウズなども含め様々なツールを検討しました。比較において下記５点を特に重要視していて、全てを満たすツールがChatWorkでした。
・無料であること
ChatWorkはNPO用の無料プランがあります。多くのNPO団体と同様に我々も寄付で成り立っているので無料なのは有難いです。
※個人利用は何をしなくても無料です。
・プラベートと仕事でツールを分けれること
Facebookの利用の仕方って人それぞれですよね。中には親しい友だちにしか見られたくないという方もいるかと思います。
そうでなくても友達からの連絡かと思って開いたら仕事のお願いだったら嫌ですよね。
FacebookなどのSNSでつながることも重要ですが、プライベートと仕事はツールが分かれてた方がいいだろうということでFacebookは選択肢から外しました。
・PCとスマホの両方で利用できること
ボランティアの集まりなので共通のIT機器を持っていません。家ではPCを開かない方もいらっしゃるのでPCとスマホ両方対応していることは必須でした。
魅力的な機能があってもPCしか対応していないというのはNGです。
・使いやすいこと
ITが苦手な人がいた場合、普通の会社だと導入教育を行ったり近くの人が教えたりしますよね。通常はそうやって使っていくうちに慣れていくのだと思いますが、ボランティアの集まりであるZESDAは細かいところまでケアできる体制を作れないので、みんなが使えるツールであることが重要でした。
この点はZESDAだけではなくテレワークにとって重要ポイントだと思います。
・決定事項や重要なアナウンスをストックできること
チャットだと大事なこともどうでもいいことも上に流れていきます。例えば、明日の打ち合わせ場所ってどこだっけ？と思って探そうとしてもはるか頭上に流れてしまっていることってありませんか？
ChatWorkは運用ルール次第でこの問題にも対応できます。例えば、打ち合わせ場所などのアナウンスはチャットの概要に書き込んでおくと便利です。他にも大事にも発言はタスク機能を使えばGmailのスターのようにいつでも振り返ることができます。
以上、５点がZESDAがChatWorkを導入した理由です。
他にもビデオチャットが使える、ファイルの共有ができるという点も魅力的でした。管理者権限もあるので管理が楽です。
一方でスタンプを使えないのは少しさびしいですね。。
(kusaka)
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